zondag 29 september 2013

Validatie

Voor ons personeelslijstje wensen we de afdeling van de werknemer te selecteren uit een keuzelijstje.
Hierdoor hoeven we de afdeling niet meer in te typen.
Het ontwerp van dit keuzelijstje doen we via de opdracht validatie.
Eerst plaatsen we op een apart werkblad de unieke afdelingen.
Ook geven we dit lijstje een bereiksnaam.

  • Selecteer de verschillende afdelingen.
  • Typ "afdelingen" in het naamvak.

  • Ga naar het werkblad met de personeelstabel.
  • Selecteer de eerste ingevulde afdeling.

  • Klik op het tabblad "Gegevens" in het lint.
  • Klik op "Gegevensvalidatie".


Het dialoogvenster "Gegevensvalidatie" verschijnt.

Standaard wordt hier vermeld dat alle waarden, in de geselecteerde cel wordt toegestaan.
  • Klik op het keuzelijstje bij "Toestaan".
  • Selecteer het item "Lijst".


  • Klik in het tekstvak "Bron".

  • Druk op de functie-toets "F3".
Hierdoor verschijnt het dialoogvenster "Naam plakken" met een overzicht van alle bereiksnamen.

  • Selecteer de naam "afdelingen".
  • Klik op "OK".

We sluiten het dialoogvenster "Gegevensvalidatie".
  • Klik op "OK".
In de geselecteerde cel van de kolom "Afdeling" in de databank "Personeel" verschijnt er een keuzelijstje.
Dit keuzelijstje kan je doorvoeren naar de andere cellen via de vulgreep.

Door te klikken op het pijltje verschijnen de verschillende afdelingen.

We kunnen ook zonder bereiksnamen een keuzelijstje maken.
We doen dit bijvoorbeeld om "m" of "v" te kiezen in de kolom "Geslacht".
  • Selecteer de cel "D2".
  • Klik op de opdracht "Gegevensvalidatie" in het tabblad "Gegevens" van het lint.
  • Selecteer "Lijst" in het keuzelijstje bij "Toestaan".



  • Typ "M;V" in het tekstvak "Bron".
  • Klik op "OK".

Het keuzelijstje met de mogelijkheden "m" en "v" is aangemaakt.
Dit keuzelijstje kan je doorvoeren naar de andere cellen via de vulgreep.


vrijdag 27 september 2013

Voorwaardelijke opmaak - weekends aanduiden

We wensen voor een aantal data die zich bevinden in het week-end een bepaalde opmaak geven. Hiervoor gebruiken we de voorwaardelijke opmaak gecombineerd met de functie weekdag.
In een werkblad zijn de data voor september 2013 aangebracht. In een vorig punt werd reeds de functie Weekdag gebruikt.
Deze functie kunnen we ook in de voorwaardelijke opmaak gebruiken.
Hiervoor is wel vereist dat je de syntax kent.
De formule ziet er zo =Weekdag(A2;2) uit. Het resultaat is een getal. Voor zaterdag bekomen we 6 en voor de zondag 7.
Hierdoor kunnen we als voorwaarde > 5 instellen om een datum die in het weekend voorkomt te kunnen detecteren.

  • Breng in de eerste kolom de data voor september 2013 aan.
  • Selecteer alle data in het werkblad.
  • Klik op het tabblad "Start".
  • Klik op de opdracht "Voorwaardelijke opmaak".
  • Klik op "Nieuwe regel".

Het dialoogventer "Nieuwe opmaakregel" verschijnt.

  • Klik bovenaan op "Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt".

  • Klik in het tekstvak onder "Waarden opmaken waarvoor deze formule geldt"
  • Typ =Weekdag(A2;2)>5

Vervolgens kunnen we de opmaak vastleggen.
  • Klik op het knopje "Opmaak".

Het dialoogvenster "Celeigenschappen" verschijnt.
We brengen enkel een achtergrondkleur aan.

  • Klik op het tabblad "Opvulling".
  • Kies een kleur.
  • Klik op "OK".

We zien terug het dialoogvenster "Nieuwe opmaakregel".

  • Klik op "OK".
Alle data die in het week-end vallen krijgen een achtergrondkleur.


maandag 23 september 2013

Functie Aantal.Als

We willen weten hoeveel werknemers tot elke afdeling behoren. Je kan hiervoor een draaitabel gebruiken. Dit is reeds getoond in een vorig item. Echter dit kan ook via de functie Aantal.Als.
In een vorig punt hebben we bereiksnamen gegeven aan onze databank.

Ook hebben we getoond hoe je een lijst kan maken met de unieke afdelingen die vermeld zijn in de databank. Deze lijst plaatsen we op een nieuw werkblad. We noemen dit werkblad "Analyse".

  • Klik op het plusteken onderaan naast de bestaande werkbladen.
  • Dubbelklik op de standaardnaam van het nieuwe werkblad.
  • Typ een naam voor dit werkblad. Wij kozen voor "Analyse".


Op dit werkblad "Analyse" komt een tabel met de unieke afdelingen. En dan kunnen we de functie Aantal.Als toepassen.

  • Selecteer de cel naast de eerste afdeling.
  • Klik op het tabblad "Formules".
  • Klik op het boekje "Meer functies".
  • Schuif naar het boekje "Statistisch" en klik op de functie Aantal.Als.

Het dialoogvenster "Functieargumenten" verschijnt.

Het eerste argument komt overeen met het bereik dat we wensen te controleren. Dit wordt hier het bereik "Afdeling". We hoeven dit bereik niet meer te selecteren in onze databank. We hebben hiervoor reeds een bereiksnaam gemaakt.
Met het tweede argument "Criterium" kan je bepalen welk element wordt geteld in dit bereik "Afdeling".
  • Plaats de cursor in het eerste argument "Bereik".
  • Gebruik de functietoets F3.

Er verschijnt een dialoogvenster "Naam plakken" met alle bereiksnamen.
  • Klik op het bereik "Afdeling".
  • Klik op "OK".
Het bereik is in het eerste argument ingevuld. Je kon dit ook typen.

  • Plaats de cursor in het tweede argument "Criterium".
  • Klik op de cel "A2".
In de cel "A2" staat de afdeling "PROD" vermeld. Onderaan het dialoogvenster "Functieargumenten" wordt reeds vermeld hoeveel keer de tekst "PROD" in de kolom "Afdeling" voorkomt. In ons geval staat er 4 keer.

  • Klik op "OK".
Het resultaat van de functie Aantal.Als wordt nu vermeld in de geselecteerde cel van het werkblad.

Het is enkel nog nodig om deze formule naar de andere cellen te kopiëren via de vulgreep.


donderdag 19 september 2013

Functie Weekdag

In de eerste kolom van een werkblad zijn de data voor september 2013 aangebracht.
De functie weekdag zal deze data omzetten naar cijfers. Je kan met deze functie bekomen dat een maandag wordt weergegeven door cijfer 1, de dinsdag door 2 enzovoort.
We passen de functie weekdag toe in de tweede kolom.
  • Breng in de eerste kolom de data voor september 2013 aan.
  • Selecteer de cel B2. Dit is de cel naast de eerste dag van september 2013.
  • Klik op het tabblad formules.
  • Klik op het boekje "Datum/Tijd".
  • Klik op de functie "Weekdag".
Het dialoogvenster "Functieargumenten" verschijnt. De functie Weekdag heeft twee argumenten. Serieel-getal wordt de datum. Type_getal bepaalt met welke waarde bijvoorbeeld maandag overeenkomt. Indien type-getal 1 is dan wordt voor maandag de waarde 2 bekomen. Wij nemen 2, dan is maandag 1.
  • Plaats de cursor in het eerste argument "Serieel-getal".
  • Klik op de cel A2. Dit is de cel met de eerste dag voor september.
  • Plaats de cursor in het tweede argument "Type_getal".
  • Typ 2 in dit vak.
  • Klik op "OK".
Als resultaat verschijnt het cijfer 7.

En inderdaad 1/9/2013 was een zondag. We kopiëren deze functie naar beneden via de vulgreep.

woensdag 18 september 2013

Bereiksnamen

Voor onze databank met personeelsgegevens maken we bereiksnamen voor de volledige tabel alsook voor de verschillende kolommen.

  • Selecteer één willekeurig cel van de databank.
  • Gebruik de sneltoets CTRL * om de volledige tabel te selecteren.
  • Typ "Personeel" in het naamvak. Dit wordt de bereiksnaam voor de databank.

Om elke kolom ook een bereiksnaam toe te kennen bestaat er in excel een opdracht om dit automatisch te bekomen. Het is dus niet nodig om elke kolom apart te selecteren en hiervoor een naam in het naamvak in te typen.
De databank is nog steeds geselecteerd.
  • Klik op het tabblad "Formules" in het lint.

  • Klik op de opdracht "Maken o.b.v. selectie".
Het dialoogvenster "Namen maken van selectie".

Er staat hier een vinkje bij "Bovenste rij". De namen voor de verschillende bereiken zijn de kolomtitels van de databank. Deze staan inderdaad in de bovenste rij van de selectie.
  • Klik op "OK".
Je kan nu controleren of de bereiksnamen in het naamvak erbij gekomen zijn.

  • Klik op het pijltje van het naamvak.
  • Klik op bijvoorbeeld de naam "Geslacht".
De gegevens in de kolom "Geslacht" worden geselecteerd.

In de volgende punten gaan we formules toepassen op deze databank. Hiervoor zullen we deze bereiksnamen gebruiken.