functie DBsom

Op onze databank personeel passen we de database-functie DBSom toe. We wensen het totaal loon te bekomen voor de mannelijke personeelsleden.

We geven onze databank een bereiksnaam.

• Selecteer één willekeurige cel van de databank.
• CTRL + *
• Klik in het naamvak.

• Typ "personeel" gevolgd door de enter-toets.

Vervolgens selecteren we enkel de kolomtitels.

• Klik in de eerste kolomtitel "PNR".
• CTRL SHIFT Pijltje naar rechts.

Vervolgens kopiëren we deze titels.

• kopiëren via de sneltoets CTRL C

We plaatsen een kopie van deze titels naast de databank.

• Selecteer de cel I1.
• Plakken via de sneltoets CTRL V.

We zorgen ervoor dat alle teksten in de kolommen leesbaar zijn. Daartoe selecteren we eerst het volledig werkblad.

• Klik op het knopje links van de kolom A.

Ga met de muisaanwijzer op een kolomovergang staan. Let op het uitzicht van de muisaanwijzer.

• Dubbelklik op deze kolomovergang.

• Typ in de cel I5 het woordje "loon".
• Typ in de cel L2 de letter "M".
• Klik in de cel J5.

Voor de databasefuncties is er geen boekje aanwezig. We openen de functiebibliotheek van excel. Daar vinden we de functie DBSom in de categorie "Database".

• Klik op het knopje fx.

Het dialoogvenster "Functie invoegen". De categorie "Laatst gebruikt" is geselecteerd.

• Klik op het keuzelijstje "Of selecteer een categorie".
• Klik op "Database".

• Schuif naar de functie DBSom.
• Klik op de functie DBSom.

Het dialoogvenster "Functieargumenten" verschijnt. Het vak "Database" is reeds geselecteerd. Hier komt de naam van de databank. Hiervoor laten we het dialoogvenster "Naam plakken" verschijnen.

• gebruik de functietoets F3.
• klik op de naam "personeel".
• Klik op "OK".

• Selecteer het vak "Veld".

Hier komt de naam van de kolomtitel waar de getallen staan die je wenst op te tellen. De naam kan ingetypt worden of je kan ook de kolomtitel selecteren.

• Klik in cel I5.
• Klik in het vak "Criteria".

• Selecteer de gekopieerde kolomtitels met daaronder de tweede rij met de voorwaarde erin.

• Klik op "OK".

Door de databank te filteren kunnen we het resultaat van de functie DBSom controleren.

• Selecteer een willekeurige cel van de databank.
• Klik op het tabblad "Gegevens".
• Klik op het knopje "Filter".

Bij de kolomtitels verschijnen pijltjes. Door hier op te klikken kan je beslissen welke rijen er zichtbaar blijven.

• Klik op het pijltje bij de kolomtitel "Geslacht".

Zowel V als M hebben een vinkje.

• Klik op het vinkje bij "(Alles selecteren)".

Hierdoor verdwijnen alle vinkjes.

• Klik op het vierkantje bij de letter "M".

Alle rijen met mannelijke personeelsleden blijven zichtbaar. We selecteren alle getallen in de kolom "Loon".

• Selecteer de cel G2.
• CTRL SHIFT pijltje naar beneden.

In de taakbalk verschijnen een aantal functies, waaronder ook de som.

Met het knopje "Wissen" kan je terug de volledige databank laten verschijnen.

• Klik op het knopje "Wissen".

Alle werknemers zijn terug zichtbaar.
De berekening past zich automatisch aan wanneer de voorwaarde wordt gewijzigd. We wensen het totaal loon te bekomen voor alle mannelijke personeelsleden uit de afdeling productie.

• Klik in de cel N2
• Typ "PROD".

Het nieuw totaal loon verschijnt.

We zorgen voor een keuzelijst voor het kiezen van het geslacht. Hiervoor kunnen we de validatie gebruiken.

• Klik in cel L2.
• Klik in het tabblad "Gegevens".
• Klik op het knopje "Gegevensvalidatie".

Het dialoogvenster "Gegevensvalidatie" verschijnt. Momenteel worden alle ingetypte waarden in deze wel aanvaard.

• Klik op de keuzelijst "Toestaan".
• Wijzig "Alle waarden" door "Lijst".

• Selecteer het vak "Bron".
• Typ "M;V".
• Klik op "OK".

In de cel L2 is nu een keuzelijst aangebracht. Hier kan je kiezen uit M of V.

• Klik op het pijltje van de keuzelijst in cel L2.
• Klik op "V".

Het totaal Loon voor alle vrouwelijke werknemers uit de afdeling "Productie" verschijnt.

Je kan bij de voorwaarden ook het jokerteken "*" gebruiken. "*" staat voor een willekeurige tekenreeks.

• Selecteer de cel K2.
• Typ "P*".

Nu verschijnt het totaal loon voor alle vrouwelijk werknemers uit de afdeling Productie waarvan de voornaam begint met de letter P. Dit is het loon voor Peggy Janssens.